Politique de confidentialité

1. APERÇU DE LA POLITIQUE

P2P Mailing Limited (« la Société » ou « nous »), ainsi que ses filiales et sociétés affiliées de l’ensemble du groupe FedEx, reconnaît l’importance de disposer de protections efficaces de la confidentialité et s’engage à respecter les lois, les réglementations, les politiques internes et les normes en vigueur relatives à la confidentialité. Ces protections constituent le fondement d’une société fiable, sont nécessaires au maintien de la confiance de ses clients et de ses employés et garantissent la conformité de la Société à ces lois sur la confidentialité des données.

La Société et les informations personnelles : Nous nous engageons à appliquer un traitement légal, équitable et transparent de toutes les informations personnelles concernant nos employés, nos clients, nos fournisseurs et d’autres tiers au cours de nos activités professionnelles. Nous nous conformerons toujours à toutes les lois en vigueur sur la protection des données et nous nous assurerons que la collecte et l’utilisation d’informations personnelles sont menées conformément aux lois en vigueur sur la protection des données. La principale loi régissant la protection des données est la Réglementation générale de protection des données (Réglementation (UE) 2016/679 du 27 avril 2016), également appelée « RGPD ».

Présentation de la présente politique : La présente politique jette les bases sur lesquelles nous traiterons toutes les informations personnelles vous concernant ou concernant des individus de manière générale - qu’il s’agisse d’informations que nous recueillons auprès de ces individus ou qui nous sont fournies par d’autres sources. La présente politique expose les règles relatives à la protection des données et les conditions juridiques qui doivent être satisfaites lorsque nous obtenons, manipulons, traitons, transférons ou stockons des informations personnelles.

Enregistrement : Bien que la Loi de 1998 sur la protection des données nous impose de nous enregistrer auprès du Bureau du Commissaire à l’information, nous sommes déterminés à y rester enregistrés. Nous nous conformerons également à toutes les exigences en matière d’avis aux successeurs.

Contrôle et traitement des informations : Nous contrôlons toutes les informations personnelles qui sont utilisées dans notre entreprise à nos propres fins commerciales. Toutefois, il nous arrivera de traiter des informations personnelles pour le compte d’un autre contrôleur de données (c’est-à-dire, nos clients) et, dans un tel cas, nous ne le ferons qu’en conformité avec les instructions de ce contrôleur de données et sinon en conformité avec la RGPD.

Pourquoi vous devriez lire la présente politique : Il est important que vous lisiez la présente politique, en conjonction avec tous les autres documents qui y sont mentionnés, afin de vous informer de la manière dont nous traiterons les informations personnelles vous concernant.

2. PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNÉES

Les données personnelles seront collectées, consignées et utilisées de manière appropriée et professionnelle, que les données personnelles se présentent sur papier ou sous forme de dossiers informatiques, ou qu’elles soient consignées par tout autre moyen. Nous sommes responsables et devons être en mesure de démontrer notre conformité aux principes de protection des données suivants :

  1. Équité et légalité. Lors du traitement de données personnelles, les droits de l’individu relativement à ses données personnelles doivent être protégés. Les données personnelles doivent être recueillies et traitées de manière équitable et légale.
  2. Spécification des objectifs. Les données personnelles ne peuvent être utilisées ou traitées que pour les objectifs établis au moment de leur collecte et ne seront pas utilisées ou traitées autrement d’une manière incompatible avec ces objectifs. Les données personnelles ne peuvent pas être recueillies ou stockées pour une utilisation future potentielle, à moins que les lois locales en vigueur ne l’autorisent.
  3. Limite de la collecte. Nous ne collectons que les données personnelles nécessaires aux fins spécifiées établies au moment de leur collecte et uniquement dans la mesure autorisée par les lois locales en vigueur.
  4. Suppression. Les données personnelles qui ne sont plus nécessaires aux fins spécifiées au moment de leur collecte seront supprimées après un délai de 12 mois, à moins qu’elles ne fassent l’objet d’une exception ou que les lois locales en vigueur n’exigent de les conserver plus longtemps.
  5. Qualité des données. Les données personnelles doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour.
  6. Protections de sécurité. Les données personnelles doivent être protégées à l’aide de mesures de sécurité techniques, managériales et physiques contre les risques de perte ou d’accès, de destruction, d’utilisation, de modification ou de divulgation non autorisé(e).
  7. Transparence. Au moment de la collecte de leurs données personnelles, les individus doivent être informés de la manière dont elles seront utilisées ou traitées. Ils doivent savoir qui recueille les données personnelles, la finalité du traitement des données personnelles et que des protections adéquates sont en place.
  8. Participation individuelle. Dans la mesure exigée par les lois locales en vigueur, les individus disposent d’un droit d’accès à leurs données personnelles, le cas échéant, afin de les corriger ou de les supprimer, et exercent tout autre droit prévu par la loi locale.

3. QUELQUES DÉFINITIONS DE TERMES ET EXPRESSIONS DE BASE QUE NOUS UTILISONS DANS LA PRÉSENTE POLITIQUE

Données ou informations personnelles : Dans la présente politique, lorsque nous employons l’expression « données ou informations personnelles », nous entendons les informations concernant un être humain identifié ou identifiable.

Informations personnelles sensibles : Dans la présente politique, lorsque nous employons l’expression « informations personnelles sensibles », nous entendons des catégories particulières d’informations qui sont des informations personnelles sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance à un syndicat de travailleurs d’une personne, et le traitement de données génétiques, de données biométriques aux fins d’assurer une identification unique d’une personne, ainsi que des données concernant la santé ou des données sur la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne.

4. LE TYPE D’INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS DÉTENONS

Nous pouvons recueillir, consigner, organiser, structurer, stocker, adapter, modifier, récupérer, consulter, utiliser, divulguer par transmission, diffuser ou autrement mettre à disposition, aligner ou combiner, restreindre, effacer ou détruire les types suivants d’informations personnelles :

Relativement à nos clients/clients prospectifs/destinataires de colis et de courriers/fournisseurs

  • Des détails de contact personnels tels que des noms, des titres, des adresses, des numéros de téléphone et des adresses électroniques personnelles
  • Des informations dans le cadre d’enquêtes auprès de clients
  • Des détails de comptes bancaires ou de carte de débit/crédit
  • Des détails de transactions que vous effectuez sur notre site Internet ou par d’autres moyens, l’exécution de vos instructions et toute communication connexe subséquente avec vous
  • Des détails concernant vos visites sur notre site Internet, y compris, sans toutefois s’y limiter, des données de trafic, des données de localisation, des données de blogue ou d’autres communications, que ces détails soient nécessaires pour nos propres objectifs administratifs ou autrement, ainsi que les ressources auxquelles vous accédez
  • Enregistrements de télévision en circuit fermé au sein de nos locaux à des fins de sûreté et de sécurité

Relativement à nos employés et employés potentiels

  • Des détails de contact personnels tels que des noms, des titres, des adresses, des numéros de téléphone et des adresses électroniques personnelles
  • Titre de poste et lieu de travail
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Situation maritale et personnes à charge
  • Des détails de comptes bancaires ou de carte de débit/crédit
  • Photographies
  • Enregistrements de télévision en circuit fermé au sein de nos locaux à des fins de sûreté et de sécurité
  • Informations sur votre santé, y compris toute affection médicale, et vos dossiers de santé et de maladies

5. COMMENT LES INFORMATIONS PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Au cours de nos activités habituelles, nous pouvons être amenés à collecter des informations personnelles directement auprès d’un individu :

  • lorsque vous fournissez des informations relativement aux services que nous pourrions vous fournir ;
  • lorsque vous soumettez une demande de renseignements sur nos services ;
  • lorsque vous vous inscrivez sur notre liste de diffusion ;
  • lorsque vous fournissez des informations personnelles directement à des membres de notre équipe ; et
  • lorsque vous communiquez directement avec nous par écrit ou verbalement

Nous pourrions également collecter des informations personnelles concernant des individus auprès d’autres sources, y compris :

  • des clients auxquels nous fournissons des services et qui nous demandent de traiter des informations personnelles pour leur compte
  • des listes de marketing achetées, des informations qui nous sont fournies par des agences de marketing et des informations qui nous sont fournies par des référents/des contacts

Nous ne collecterons des informations personnelles que dans la mesure où elles sont nécessaires aux fins spécifiques présentées aux individus auprès desquels nous les collectons et/ou selon les instructions d’un contrôleur de données pour le compte duquel nous agissons - et nous ne les conserverons pas plus longtemps que nécessaire, et en conformité avec notre politique en matière de suppression.

6. COMMENT NOUS UTILISERONS LES INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous n’utiliserons les informations personnelles que lorsque la loi nous y autorise et sur la base pertinente d’un traitement légal dans chaque cas.

Relativement à l’exécution de nos obligations contractuelles avec nos clients concernant la livraison de colis et de courriers, nous utiliserons les informations personnelles dans les situations suivantes :

Les données personnelles concernant le destinataire de colis qui nous sont fournies par le client (y compris le nom, l’adresse de livraison, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, ainsi que le contenu du colis et sa valeur) seront utilisées par nous ou par les partenaires de livraison que nous avons choisis, aux fins suivantes :

  • La livraison, y compris les communications avec le destinataire concernant la livraison de son article
  • Le suivi
  • Les formalités douanières, le cas échéant
  • Mener une enquête et répondre aux questions du client ou du destinataire concernant la livraison
  • Mener une enquête et répondre aux questions portant sur la facturation

Relativement à nos modalités de communication avec nos clients, nous utiliserons les informations personnelles dans les situations suivantes :

  • Pour nous assurer que le contenu de notre site Internet est présenté de la manière la plus efficace possible, pour vous et votre appareil (identifiants en ligne, données de localisation, et autres informations techniques)
  • Pour vous présenter des informations, des produits ou des services qui, selon nous, pourraient vous intéresser (lorsque vous avez consenti à être contacté(e) à de telles fins, dans la mesure où un tel consentement est requis par la loi) (détails de contact et toute information liée à vos préférences de personnalisation)
  • Pour vous informer de modifications apportées à notre service (y compris des bulletins de service ad hoc), à nos produits ou à nos Conditions générales (détails de contact)

Dans le cadre de notre conformité à une obligation juridique ou réglementaire, nous utiliserons des informations personnelles dans les situations suivantes :

  • Pour conserver des détails de transactions de base aux fins de déclarations et d’audits fiscaux (détails de contact et historique des transactions)

Lorsque vous avez consenti au traitement de vos informations personnelles, nous les utiliserons dans les situations suivantes :

  • Pour utiliser des cookies non essentiels sur notre site Internet (identifiants en ligne, données de localisation et autres informations techniques). Vous avez le droit d’annuler votre consentement à une telle utilisation à tout moment en nous contactant, mais veuillez noter que vous risquez de ne plus pouvoir accéder à tout ou partie de notre site Internet
  • Pour vous envoyer des communications de marketing direct par courriel, par message textuel, par courrier postal ou par téléphone (détails de contact). Vous avez le droit d’annuler votre consentement à une telle utilisation à tout moment en nous contactant

Lorsque nous devons collecter des informations personnelles en vertu de la loi ou des conditions d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et si vous ne fournissez pas ces données sur demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous tentons de conclure avec vous. Dans un tel cas, nous pourrions être amenés à annuler des services que vous nous avez demandés ou être dans l’incapacité de les fournir.

Nous pouvons être amenés à traiter vos informations personnelles sans que vous le sachiez ou sans votre consentement, lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

Si vous nous fournissez des informations personnelles concernant vos clients ou d’autres individus, il vous incombe d’informer ces personnes que leurs informations personnelles pourraient nous être communiquées et de leur fournir des informations appropriées concernant la manière dont nous pourrions traiter leurs informations personnelles.

7. MARKETING DIRECT

Nous pourrions utiliser vos informations personnelles pour vous fournir des informations sur des biens et services qui pourraient vous intéresser et nous pourrions vous contacter à ce propos par courriel, par message textuel, par courrier postal ou par téléphone. C’est que l’on appelle du marketing direct.

Le marketing direct comprend les activités suivantes :

  • vous envoyer des courriels promotionnels concernant de nouveaux produits, des offres spéciales, des événements destinés aux clients ou d’autres informations qui, selon nous, pourraient vous être utiles ou vous intéresser, à l’aide de l’adresse électronique que vous nous avez fournie ;
  • vous contacter à des fins d’études de marché (par courriel, par message textuel, par courrier postal ou par téléphone).

Nous ne traiterons les informations personnelles qu’aux fins ci-dessus, dans les limites autorisées par la loi, ce qui implique généralement votre consentement spécifique. Vous avez le droit d’annuler ce consentement à tout moment. Les informations sur les modalités d’annulation de votre consentement sont présentées ci-dessous.

Nous pourrions également divulguer vos informations à d’autres sociétés du groupe FedEx (y compris nos filiales, notre société holding mère et ses filiales) pour les besoins de nos activités de marketing direct. Encore une fois, nous ne le ferons qu’avec votre consentement explicite et vous avez le droit d’annuler ce consentement à tout moment. Les informations sur les modalités d’annulation de votre consentement sont présentées ci-dessous. Veuillez consulter la section « Partage des données » ci-dessous pour des détails complémentaires.

8. CONSENTEMENT

Lorsque nous avons mentionné la nécessité d’obtenir votre consentement dans la présente politique pour tout traitement, nous nous assurerons que le consentement :

  • est un consentement spécifique pour un ou plusieurs objectif(s) spécifié(s) ; et
  • est donné par un acte affirmatif clair établissant une indication donnée librement, spécifique, éclairée et sans ambiguïté de votre acceptation du traitement concerné de vos informations personnelles.

9. COMMENT NOUS UTILISONS LES INFORMATIONS PERSONNELLES SENSIBLES RELATIVEMENT À NOS EMPLOYÉS

Protection des informations personnelles sensibles : Le traitement des informations personnelles sensibles exige des niveaux accrus de protection. Nous pourrions traiter les informations personnelles sensibles d’un individu dans les situations suivantes :

  • Lorsque cela est nécessaire aux fins de l’exécution de nos obligations juridiques et de l’exercice de droits spécifiques
  • Lorsque cela est nécessaire pour des raisons d’intérêt public majeur, telles que pour le suivi/la soumission de rapports sur l’égalité des chances
  • Lorsque cela est nécessaire pour évaluer les motifs de santé de l’individu, sous réserve des protections de confidentialité appropriées
  • Lorsque cela est nécessaire relativement à l’exercice ou la défense d’un droit en justice
  • Lorsque l’individu a déjà rendu l’information publique

Nous traiterons les informations concernant la santé physique ou mentale d’un individu, ou son handicap, afin de nous assurer de sa santé et de sa sécurité et d’apporter des ajustements appropriés dont l’individu pourrait avoir besoin pour accéder à nos locaux.

10. PRISES DE DÉCISIONS AUTOMATISÉES

Les prises de décisions automatisées surviennent lorsqu’un système électronique utilise des informations personnelles pour prendre une décision vous concernant sans intervention humaine.

Nous n’envisageons pas que des décisions soient prises à votre sujet par des moyens automatisés, mais nous vous informerons par écrit si cette position change.

11. PARTAGE DES DONNÉES

Transfert d’informations personnelles hors de l’EEE : Nous pourrions transférer certaines informations personnelles dont nous disposons concernant des individus qui vivent dans l’Union européenne à un pays hors de l’Espace économique européen (« EEE »), à condition que l’une des conditions suivantes s’applique :

  • le pays où les informations personnelles sont transférées garantit une protection de niveau adéquat des droits et des libertés de cet individu ;
  • un individu a donné son consentement explicite et éclairé après avoir été informé des risques impliqués ;
  • le transfert est couvert par l’une des dérogations exposées dans la RGPD, y compris l’exécution d’un contrat entre nous et cet individu, ou pour protéger les intérêts fondamentaux d’individus ;
  • le transfert est requis par la loi pour d’importantes raisons d’intérêt public ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
  • le transfert est autorisé par l’autorité compétente de protection des données lorsque nous avons contrôlé l’existence de protections adéquates relativement à la protection de la confidentialité de l’individu, de ses libertés et droits fondamentaux et de l’exercice de ses droits.

Sous réserve des exigences exposées ci-dessus, les informations personnelles dont nous disposons pourraient également être traitées par des individus qui travaillent hors de l’EEE pour notre compte ou pour le compte de l’un de nos fournisseurs. Ces individus pourraient être engagés, entre autres, dans l’exécution de contrats avec l’individu concerné, le traitement de détails de paiements et la prestation de services de support.

Protections : Si nous utilisons un service tiers de traitement des données afin de traiter les informations pour notre compte, nous obtiendrons des engagements contractuels concernant la protection de la sécurité des informations personnelles pour nous assurer que le tiers n’agit que selon nos instructions lors de l’utilisation de ces informations personnelles et que le tiers dispose de mesures de sécurité technique et organisationnelle appropriées pour protéger les informations personnelles. Chaque fois que nous transférons vos informations personnelles hors de l’EEE, nous nous assurons qu’elles bénéficient d’un degré de protection similaire en garantissant qu’au moins l’une des protections suivantes est mise en œuvre :

  • Nous pourrions transférer vos informations personnelles dans des pays pour lesquels la Commission européenne a estimé qu’ils disposent d’un niveau adéquat de protection des données personnelles. Pour des détails complémentaires, consultez le document de la Commission européenne : « Adéquation de la protection des données personnelles dans les pays non membres de l’UE ».
  • Lorsque nous faisons appel à des prestataires de services, nous pourrions utiliser des contrats spécifiques approuvés par la Commission européenne qui confèrent aux informations personnelles le même niveau de protection que dans l’Union européenne. Pour des détails complémentaires, consultez le document de la Commission européenne : « Modèles de contrats pour le transfert de données personnelles dans des pays tiers ».
  • Lorsque nous faisons appel à des prestataires de services basés aux États-Unis, nous pourrions leur transférer des données s’ils font partie du Bouclier de protection, qui exige des prestataires qu’ils assurent un niveau similaire de protection des informations personnelles partagées entre l’Europe et les États-Unis. Pour des détails complémentaires, consultez le document de la Commission européenne : « Bouclier de protection des données UE-États-Unis ».

Pourquoi nous pourrions communiquer vos données personnelles à des tiers : Nous pourrions communiquer des informations personnelles en notre possession avec : (i) un membre de notre groupe, c’est-à-dire nos filiales, notre société mère holding, et ses filiales ; et/ou (ii) si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, ou si nous vendons la Société, nous divulguerons vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur prospectif de cette entreprise ou ces actifs. Nous pourrions également divulguer des informations personnelles en notre possession à des tiers si nous sommes tenus de divulguer ou de communiquer les informations personnelles d’un individu pour nous conformer à une obligation juridique ou afin de faire appliquer ou d’appliquer un contrat conclu avec cet individu ou d’autres accords ; ou pour protéger nos droits, nos biens ou la sécurité de nos employés, de nos clients ou d’autres parties. Ceci comprend l’échange d’informations personnelles avec d’autres sociétés et organisations aux fins de la protection contre la fraude et de la réduction du risque de crédit.

Nous pourrions communiquer des informations personnelles à d’autres membres du groupe dans le cadre de nos activités régulières de soumission de rapports sur les performances de la Société. Le cas échéant, nous anonymiserons les informations personnelles lorsqu’elles sont utilisées pour les activités d’examen et de soumission de rapports sur les performances.

Nous pourrions également communiquer des informations personnelles en notre possession à des tiers spécifiques aux fins précitées. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs propres besoins ; nous les autorisons uniquement à traiter vos données personnelles aux fins spécifiées et en conformité avec nos instructions.

Les prestataires de services tiers qui pourraient traiter vos informations personnelles : Lorsque nous employons le terme « tiers », nous entendons toute entité n’étant pas la Société, y compris des prestataires de services tiers, des entrepreneurs et des agents désignés, ainsi que tout membre de notre groupe. Les prestataires de services tiers suivants pourraient traiter des informations personnelles aux fins suivantes :

  • Partenaires de livraison finale – nous transférerons des données personnelles aux partenaires de livraison finale afin d’exécuter la livraison finale, de fournir des services de suivi et de contacter le destinataire du courrier/du colis pour organiser la livraison ;
  • Agences d’assurance-crédit – nous transférerons des données personnelles à l’agence d’assurance-crédit de notre choix afin d’organiser l’assurance-crédit et de satisfaire aux exigences de notre politique en matière d’assurance-crédit ;
  • Entrepreneurs externes – lorsque la Société choisit d’externaliser certains éléments de ses services d’arrière-guichet, nous pourrions transférer des données personnelles pour que l’entrepreneur puisse exécuter ses obligations contractuelles

12. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous prendrons toujours les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations personnelles contre toute destruction accidentelle ou illicite, contre une perte accidentelle, une modification ou une divulgation ou un accès non autorisé(e), notamment lorsque le traitement implique la transmission des données sur un réseau, et contre toute autre forme de traitement illicite (y compris la prise de mesures raisonnables pour garantir la fiabilité des employés qui ont accès aux informations personnelles). Nos employés ne peuvent traiter des informations personnelles que conformément à la présente politique de confidentialité et tout employé contrevenant aux dispositions de la présente politique de confidentialité pourrait être soumis à une mesure disciplinaire pouvant entraîner un licenciement.

Nous avons mis en place des procédures internes pour traiter toute infraction soupçonnée à la sécurité des données et nous vous informerons ainsi que toute autorité de réglementation compétente en cas d’infraction soupçonnée si la loi l’exige.

13. CONSERVATION DES DONNÉES

Nous ne conserverons pas des informations personnelles dans une forme permettant d’identifier des individus plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour détruire ou effacer de nos systèmes toutes les données qui ne sont plus requises (ou, lorsque nous les traitons pour le compte d’un autre contrôleur de données, nous lui renverrons ses informations). Notre politique prévoit de conserver les informations personnelles (nom, adresse et détails de contact du destinataire d’un courrier ou d’un colis) pour une période de 12 mois, au terme de laquelle les informations personnelles seront supprimées. Afin de déterminer la période de conservation appropriée pour des informations personnelles, nous examinons la quantité, la nature et la sensibilité des informations personnelles, le risque de préjudice potentiel qui découlerait d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée des informations personnelles, les fins auxquelles nous traitons les informations et si nous pouvons y parvenir par d’autres moyens, et les exigences légales en vigueur.

Nous ne conserverons des données personnelles pas plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées ; et nous informerons toute personne dont nous traitons les données de la durée concernée ou des critères impliqués dans la décision de cette durée.

En tant que de besoin, nous pourrions anonymiser vos informations personnelles (afin qu’il ne soit plus possible de les associer à vous) aux fins de recherches ou de statistiques, auquel cas nous pourrions utiliser ces informations indéfiniment sans vous en aviser.

De temps en temps, notre site Internet pourrait contenir des liens vers et depuis les sites Internet de réseaux de partenaires et de sociétés affiliées. Si vous suivez un lien vers ces sites Internet, veuillez noter qu’ils disposent de leurs propres politiques de confidentialité et que nous n’assumerons aucune responsabilité ni aucune obligation relativement à ces politiques ou à la sécurité de ces sites Internet.

14. VOS DROITS

Dans certaines circonstances, vous disposez de droits en vertu des lois sur la protection des données concernant vos informations personnelles, comme résumé ci-dessous.

Vous disposez des droits suivants :

  1. Demander d’accéder à vos informations personnelles (couramment appelé une « demande d’accès par la personne concernée »). Ceci vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de contrôler que nous les traitons en toute légalité.
  2. Demander de corriger les informations personnelles vous concernant qui sont en notre possession. Ceci vous permet de faire corriger toute donnée incomplète ou erronée que nous détenons à votre sujet, mais nous pourrions devoir contrôler l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.
  3. Demander d’effacer vos informations personnelles. Ceci vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsque nous n’avons pas de raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous êtes parvenu(e) à exercer votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous pourrions avoir traité vos informations de manière illicite ou si nous sommes tenus d’effacer vos informations personnelles pour nous conformer à la loi locale. Veuillez toutefois noter que nous ne serons pas nécessairement en mesure d’accéder à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de la soumission de votre demande.
  4. Vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous dépendons d’un intérêt légitime (propre ou d’un tiers) et qu’un aspect de votre situation spécifique vous amène à vous opposer au traitement pour cette raison, car vous pensez que cela affecte vos libertés et droits fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pourrions démontrer que nous avons des raisons impérieuses et légitimes de traiter vos informations qui limitent vos droits et libertés.
  5. Demander une restriction du traitement de vos informations personnelles. Ceci vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles dans les cas de figure suivants : (a) si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude des données ; (b) lorsque nous utilisons les données de manière illicite, mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions ; (c) lorsque vous souhaitez que nous conservions les données, même si nous n’en avons plus la nécessité, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ; ou (d) vous vous êtes opposé(e) à l’utilisation par nous de vos données, mais nous devons contrôler si nous avons des raisons impérieuses et légitimes de les utiliser.
  6. Demander que vos informations personnelles vous soient transférées ou à un tiers. Nous vous fournirons vos informations personnelles ou à un tiers de votre choix dans un format courant structuré et lisible par machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux informations automatisées pour lesquelles vous avez initialement consenti à ce que nous les utilisions ou lorsque nous avons utilisé les informations pour exécuter un contrat conclu avec vous.
  7. Annuler votre consentement à tout moment lorsque nous dépendons d’un consentement pour traiter vos informations personnelles. Toutefois, ceci n’affectera pas la légalité d’un traitement mené avant l’annulation de votre consentement. Si vous annulez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services. Si tel est le cas, nous vous en informerons au moment où vous annulez votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l’un quelconque des droits précités, veuillez contacter notre Responsable du traitement des données, conformément aux détails ci-dessous. Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois (et si nous ne traitons les données en question que pour le compte d’une autre partie, la réponse pourrait alors provenir de cette autre partie en tant que contrôleur des données concerné). Occasionnellement, il se peut que le délai de réponse soit supérieur à un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez soumis plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en aviserons et vous tiendrons informé(e).

Vous n’aurez pas à payer des frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un quelconque de vos autres droits). Toutefois, nous pourrions facturer des frais raisonnables s’il est évident que votre demande n’est pas fondée, ou si elle est répétitive ou excessive - alternativement, nous pourrions refuser d’accéder à votre demande dans ces circonstances.

Nous pourrions être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et pour garantir votre droit d’accéder à vos informations personnelles (ou pour vous permettre d’exercer l’un quelconque de vos autres droits). Cette mesure de sécurité vise à assurer que des informations personnelles ne sont pas divulguées à des personnes qui ne sont pas habilitées à les recevoir. Nous pourrions également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

15. COOKIES

Notre site Internet utilise des cookies pour vous distinguer des autres utilisateurs qui accèdent à notre site Internet. Ceci nous permet de vous offrir une expérience positive lorsque vous parcourez notre site Internet et d’améliorer notre site Internet.

Un cookie est un petit fichier contenant des lettres et des chiffres que nous stockons sur votre navigateur ou sur le disque dur de votre ordinateur ou votre appareil, si vous l’acceptez. Les cookies contiennent des informations qui sont transférées sur votre ordinateur ou votre appareil. Nous utilisons les cookies suivants :

  • Cookies absolument nécessaires. Ce sont des cookies qui sont requis pour le fonctionnement de notre site Internet. Ils comprennent par exemple des cookies qui vous permettent de vous connecter dans des zones sécurisées de notre site Internet.
  • Cookies analytiques/de performance. Ces cookies nous permettent de reconnaître et de compter le nombre de visiteurs, et d’examiner les déplacements des visiteurs sur notre site Internet lorsqu’ils l’utilisent. Ceci nous aide à améliorer le fonctionnement de notre site Internet, par exemple, en nous assurant que les utilisateurs trouvent facilement ce qu’ils cherchent.
  • Cookies de fonctionnalité. Ces cookies sont utilisés pour vous reconnaître lorsque vous revenez sur notre site Internet. Ceci nous permet d’adapter le contenu de notre site Internet à vos besoins et de faire en sorte que notre site Internet se souvienne de vos préférences (par exemple, votre choix de langue ou de région).
  • Cookies de ciblage. Ces cookies enregistrent vos visites sur notre site Internet, les pages que vous avez consultées et les liens que vous avez suivis. Nous utiliserons ces informations pour que notre site Internet et les publicités affichées correspondent mieux à vos intérêts. Dans ce cadre, nous pourrions également communiquer ces informations à des tiers.

Vous pouvez bloquer les cookies en activant le réglage de votre navigateur qui vous permet de refuser tout ou partie des cookies. Toutefois, si vous bloquez des cookies, vous pourriez ne pas être en mesure d’accéder à toutes les sections de notre site Internet.

En dehors des cookies essentiels, les délais d’expiration de différents cookies varient, mais tous expirent après une période maximale de 2 ans.

16. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

La personne chargée du mode de traitement des informations personnelles par la Société, notre Responsable du traitement des données, est chargée de s’assurer de la conformité à la RGPD et à la présente politique. Les fonctions de Responsable du traitement des données sont assumées par Daniel Pope, le Directeur du service informatique, Tél. : 01268 645508, Courriel : DPO@p2pmailing.co.uk. Toute question concernant le fonctionnement de la présente politique ou toute préoccupation au sujet d’une infraction potentielle à la politique doit être adressée en premier lieu au Responsable du traitement des données.

17. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Le cas échéant, nous informerons les individus (ou le contrôleur des données concerné, relativement à toute information personnelle qui nous est fournie à des fins de traitement pour son compte) de ces modifications par courrier postal ou par courriel. Chaque fois que vous accédez à notre site Internet ou que vous l’utilisez, vous acceptez que la politique de confidentialité s’applique alors à toutes les informations dont nous disposons vous concernant.

Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et actuelles. Veuillez nous tenir informés de tout changement de vos informations personnelles au cours de la relation que vous entretenez avec nous.

18. CONTACT

Toute question et demande et tout commentaire concernant la présente politique de confidentialité sont les bienvenus et doivent être adressés par courriel au Responsable du traitement des données, à l’adresse : DPO@p2pmailing.co.uk

À tout moment, vous avez le droit de soumettre une réclamation au Bureau du Commissaire à l’information, l’autorité britannique de supervision des questions liées à la protection des données (www.ico.org.uk). Toutefois, nous apprécierions d’avoir la possibilité de traiter vos préoccupations avant que vous ne contactiez le Bureau du Commissaire à l’information et nous vous prions de bien vouloir nous contacter en premier lieu.